Віддати та (не) забути. Як засновнику вийти з операційки

Як засновнику стартапу вийти з операційки й почати займатися стратегічними задачами? Час, інвестований фаундером у стратегічні задачі, не дорівнює швидкості зростання його бізнесу, каже Джейн Давидюк, Fractional COO і Founder OpsLab, колишня Fuelfinance Head of Operations. Півтора року тому вона почала працювати над сервіс маркет-фітом та реалізувалась як фракційний операційний директор.

За чотири місяці Джейн провела понад 100 зустрічей з власниками бізнесів, серед них були українці та британці. Під час цього, каже, стало зрозуміло: фаундери хочуть не task tracker, CRM, бізнес-процеси, чи автоматизації. А просто перейти у стратегічні задачі, замість того, щоб займатися операційкою. У своїй колонці для Vector вона ділиться алгоритмом, як це зробити.

Інструкція, як вийти з операційки

Виписати усе, чим ви займаєтеся

Коли прийде нова людина «забирати у вас операційку», треба знати, а що ж їй передавати. Тобто, а чим насправді ви займаєтеся щотижня, щодня, щохвилини. Частина речей і справді будуть лежати на поверхні, але інша — у вашій підсвідомості. Для цього потрібно увімкнути на 2 тижні Clockify для відстежування власних задач. Якось так ми дослідили, що фаундер два повні дні виплачує зарплату, от уявіть 16 годин на місяць йде на одну функцію обслуговування команди.

Знайти кого підвищити в команді на позицію операційного менеджера або найняти операційника ззовні

Не наймайте відразу операційного директора, якщо у вас команда не 100+. Дайте собі час та простір розібратися з функцією, зрозуміти, що ви передаєте, інвестуйте у навчання людини, якщо вона здібна, то сама за 6-12 місяців стане операційним директором. Якщо дозволяють темпи, від внутрішнього навчання виграє і команда, і компанія, і людина.

Тепер, коли ви знаєте, що передаєте, складіть score cards для людини, яку хочете найняти. Тобто ціль — зрозуміти вимоги до людини та її функції перед тим, як пропонувати комусь позицію або починати пошук. Допоки ви не маєте цього розуміння в голові, не зможете знайти цю людину (Джерело підходу — книга.«Хто. Як наймати найкращих», Джефф Смарт, Ренді Стріт).

Порада: не скіпайте цей крок, інакше ймовірність звільнень підвищується в рази.

Перегляньте членів команди, можливо, комусь пасує ця роль, завжди простіше вирощувати людину зсередини, оскільки вона вже знає процеси. Якщо ж немає затятих операційників всередині, тоді складіть вакансію відповідно до score cards та починайте пошук.

Зробити аудит бізнесу з операційним менеджером

Щоб зрозуміти, куди далі рухатися, і які цілі встановлювати, потрібно зрозуміти, яка ж ситуація у бізнесі зараз, а також що для нас пріоритетне, а де є прогалини.

Тут можливі два підходи:****якщо ви щойно проводили стратегування, це означає, що у вас вже є перелік робіт, які треба втілити за наступний квартал, і ви можете сміливо передавати операційну частину.

Якщо у вас давно не було health check бізнесу, можете скористатися шаблоном нашої команди. Колись одна талановита партнерка сказала: «Колесо балансу насправді про операційні болі, зробіть його», а ми й зробили для читачів Vector, а ви забирайте!

Порада: з мого досвіду, окрім чекапу, важливо, щоб стратегія вже була проведена або її потрібно розробити. Це допоможе визначити бізнес-цілі й правильно розставити пріоритети. Якщо ж є лише пріоритети в операційному менеджменті, але їх не співвіднесено з довгостроковими цілями компанії, можна легко заплутатися.

Визначити блоки роботи у бізнесі з операційного погляду

По суті, це крок для того, щоб ваш операційний менеджер знав що, і коли йому робити. Після того, як ви визначилися над чим варто працювати, треба конвертувати його в action plan. Бо ж поки гарні плани залишаються гарними планами. Можете використати Google Sheets або будь-який інший наявний у команді Task Tracker.

Пропрацювати запуск ролі операційного менеджера у команду

Окремим критичним пунктом буде встановлення пріоритетів для операційного менеджера. Це ваша роль як фаундера — прослідкувати за тим, щоб пріоритетів не було надто багато, бо операційники затяті, можуть і 10 проєктів мати паралельно.

Підготувати PDP (Personal Development Plan) для операційного менеджера. Тут я розробила власний фреймворк за яким раджу додавати розвиток за такими трьома сторонами:

• Управлінська сторона — знання у регулярному менеджменті, менеджменті команд.

• Психологічна сторона— розвиток зрілості особистісної, адже операційний менеджер є драйвером змін у команді. Важливі його знання у психології для того, щоб правильно управляти змінами.

• Операційна сторона — усі практичні знання в операційному менеджменті та технічні, як AI, автоматизації тощо. Також ще одним блоком повинні йти компетенції операційного менеджера, а також особистісні цілі (1-2) поза роботою.

Визначити цілі для операційного менеджера на випробувальний термін

Часто ми не приділяємо уваги очікуванням від нової людини в перші місяці роботи. Через це період адаптації стає стресовим: ми не розуміємо, чого чекати, а вона змушена діяти без чітких критеріїв. Але, якщо всі попередні кроки вже виконані, залишається лише визначити, які завдання з Action Plan будуть призначені на випробувальний період. Для цього треба:

• Закласти фідбек-сесію через один, два, три місяці(збір відгуків від команди та підсумок цілей на випробувальний термін).

• **Визначити щоденний, щотижневий, щомісячний чек-лісти операційного менеджера.**Вивести їх у систему.

Найчастіша проблема у компаніях: ми знаємо, як, що, коли вводити, але не знаємо, як це підтримувати. Ми вводимо багато нового, але через те, що немає системи підтримки, частина процесів просто не приживається і зникає.

Чек-лісти допоможуть зібрати всі повторювані завдання для кожної позиції, особливо на початку роботи операційного менеджера. Наприклад, для фінансового напряму це може виглядати так:

Ввести Task Tracker для команди

Така система буде базою для масштабування, оскільки допомагає автоматизувати напрочуд багато процесів, налаштувати сповіщення та тригери, і зробити усю роботу більш smooth.

Я фанат Clickup, оскільки там можна побудувати усі процеси й для HR, і базу для фінансових процесів, і вести проєкти, задачі. Детальніше про Clickup — тут.

Побудувати операційну систему у Notion

Усі політики, процеси, стандарти, онбординг і офбординг мають зберігатися в одному місці. Notion або ClickUp чудово підходять для цього, щоб команда мала швидкий доступ до всіх файлів без необхідності їх запитувати. Незабаром можна буде використовувати AI-асистентів для зручної навігації в Notion чи ClickUp — достатньо буде просто ввести запит. Базові функції такої навігації вже працюють у цих платформах.

Описати правила компанії

Цей опис потрібно зробити ще на старті, коли ви лише починаєте наймати, щоб не розписувати й не повторювати організаційні нюанси для всієї команди. Серед правил те, як ходити у відпустку, як подаватися на дейофи, як користуватися календарем, які правила використання пошти й так далі. Усе, що може допомогти організаційно працювати команді в одному руслі.

Створити чек-лісти для усіх членів команди

Памʼятаєте ми створювали чек-лісти для операційного менеджера? Прийшов час екстраполювати це на усіх членів команди. Чек-лісти значно полегшать процес введення нових процесів і звикання до них команди.

Побудувати культуру Google Calendar

Google Calendar — це базовий інструмент, який має працювати в команді. Можна створити спільний календар для відзначення днів народжень. А для бронювання дзвінків із зовнішніми контактами варто використовувати Calendly або Cal.com.

Описати процеси AS IS та трансформувати у TO BE

Існує міф, що опис процесів потрібен лише для великих компаній, ніби опис — це про якусь довжелезну документацію, яка лежить і нікому не потрібна.

Але я раджу описувати процеси, якщо ви хочете переглянути те, що можна автоматизувати, якщо ви онбордите нових людей, або хочете масштабуватися і подивитися які з процесів витримають, а які треба змінювати.

Я не люблю опис процесів за якимось з підходів типу RACI, SIPOC, BPMN, але раджу їх знати, поєднувати та формувати свій фреймворк, який вирішить саме ваш запит.

Побудувати систему метрик для кожного напрямку і вивести дашборди у Looker Studio

Зазвичай це один з найбільш масштабних та складних кроків для бізнесу, бо це означає настільки заглибитися у кожен напрям, настільки його вивчити та проаналізувати, щоб зрозуміти, а які метрики варто виводити та відстежувати.

**Порада:**не виводьте дані у Looker Studio, поки не протестуєте систему 1-3 місяці, бо до цього з високою ймовірністю будете щось змінювати.

Наприклад, ось як ми виводимо метрики для Sales-напряму (усі дані є просто створеним прикладом).